Kaffee für Mitarbeiter als Benefit, der sich wirklich rechnet

Kaffee für Mitarbeiter als Benefit ist längst nicht mehr nur ein Privileg großer Konzerne. Immer mehr Firmen merken, dass ein guter Kaffeevollautomat in der Küche mehr für die Stimmung im Team tut als ein zusätzliches Firmen-T-Shirt. Die Frage lautet also nicht ob, sondern wie man es vernünftig macht.

Wir bei BullVend liefern jede Woche Kaffeevollautomaten in Firmen aus und sehen es aus erster Hand. Es funktioniert dann, wenn der Kaffee schmeckt, die Maschine nicht ausfällt und niemand nachschauen muss, wer wieder die Bohnen nicht nachgefüllt hat. Schauen wir uns an, was es wirklich kostet, wann es sich rechnet und welche Maschine zur Teamgröße passt.

Warum Kaffee für Mitarbeiter zum beliebten Benefit geworden ist

Benefits, die Mitarbeiter wirklich interessieren, gibt es nicht viele. Multisport-Karte, Home-Office, gelegentlich ein Bonus. Kaffee ist unter ihnen der stille Favorit, weil man ihn jeden Morgen schätzt, nicht einmal im Monat. Und anders als die meisten Benefits sieht man ihn sofort, wenn jemand die Küche betritt.

Die zweite Sache ist Zeit. Wenn Mitarbeiter außerhalb des Gebäudes Kaffee holen, dauert jede Pause dreißig statt zehn Minuten. Ein Kunde aus Wien, ein fünfundzwanzigköpfiges Softwareteam, hat uns letzten Monat genau mit diesem Problem geschrieben: Die Leute liefen über die Straße zum Café und verloren täglich eine Viertelstunde. Nach der Installation des Vollautomaten wurden die Pausen kürzer und paradoxerweise zahlreicher, weil sich an der Maschine Kollegen aus verschiedenen Teams trafen.

Was die Firma davon hat

Neben Stimmung und Zeit kommt das Recruiting hinzu. Beim Vorstellungsgespräch fragen jüngere Kandidaten ganz normal nach Kaffee und Küche. Das ist nicht das entscheidende Kriterium, aber ein Signal, dass die Firma sich auch um die Kleinigkeiten kümmert. Und genau diese Kleinigkeiten entscheiden, ob jemand nach einem halben Jahr bleibt oder nicht.

Was Kaffee für Mitarbeiter als Benefit wirklich kostet

Hier entscheidet es sich. Viele Firmen denken, der Hauptkostenpunkt sei der Preis der Maschine. In Wirklichkeit ist es der Verbrauch. Die Maschine zahlen Sie einmal, den Kaffee kaufen Sie jeden Monat, solange die Firma existiert.

Nehmen wir eine zwanzigköpfige Firma, in der jeder im Schnitt zwei Kaffees am Tag trinkt. Das sind vierzig Tassen täglich, rund achthundert im Monat. Bei verschiedenen Lösungsarten sehen die Kosten sehr unterschiedlich aus.

Der Unterschied zwischen Kapseln und Bohnen sind auf den ersten Blick ein paar Cent. Auf das ganze Jahr gerechnet sind es aber auch über tausend Euro, die nur deshalb abfließen, weil die Anschaffung einer Kapselmaschine billiger ist.

Der Preis pro Tasse zählt mehr als der Maschinenpreis

Genau deshalb schauen wir bei Kaffeevollautomaten vor allem auf den Preis pro Tasse, nicht auf das Preisschild der Maschine. Ein teurerer Bohnen-Vollautomat amortisiert sich bei höherem Verbrauch in wenigen Monaten durch den Unterschied im Kaffeepreis. Wenn Sie interessiert, wie wir Rentabilität bei Automaten ähnlich rechnen, haben wir die gleiche Logik im Artikel darüber, was ein Verkaufsautomat kostet, ausführlicher beschrieben.

Welcher Kaffeevollautomat fürs Büro passt zu welcher Teamgröße

Es gibt nicht die eine richtige Maschine für alle. Die Teamgröße entscheidet, wie viele Tassen die Maschine schaffen muss, ohne dass sich Schlangen bilden oder sie überhitzt.

Kleines Team bis 15 Personen

Für ein kleineres Büro ist ein großer Gastro-Vollautomat überdimensioniert. Ein kompakter Bohnen-Vollautomat reicht, zum Beispiel aus der Reihe Bull Barista Mini oder Core. Er bewältigt den Morgenansturm, passt auf die Arbeitsplatte und die Wartung ist eine Sache von wenigen Minuten pro Woche.

Mittlere Firma 15 bis 60 Personen

Hier braucht es schon eine Maschine, die hunderte Tassen pro Tag liefert und einen größeren Bohnen- und Wassertank hat. Die Modelle Bull Barista Pro oder Plus sind genau für einen solchen Betrieb gebaut. Ein Festwasseranschluss lohnt sich, damit niemand Kannen schleppen muss.

Großbetrieb über 60 Personen

Bei großen Firmen oder in der Produktion geht es eher um mehrere Maschinen verteilt im Gebäude als um eine große. Oft ergibt es Sinn, das mit Kaffeevollautomaten Bull Barista der höheren Reihe und einem Snackautomaten an einem Ort zu kombinieren, damit die Leute alles beieinander haben.

Steuerlicher Blick: rechnet sich auch für die Buchhaltung

Gute Nachricht fürs Budget: Verpflegung am Arbeitsplatz inklusive Kaffee setzt die Firma in der Regel als Betriebsausgabe an, und für den Mitarbeiter ist es kein steuerpflichtiges Einkommen, solange es um den üblichen Verbrauch am Arbeitsplatz geht. Die Details klärt immer Ihre Buchhaltung, in der Praxis bedeutet es aber, dass ein Benefit, der die Leute freut, gleichzeitig die Steuerbemessungsgrundlage senkt. Wer Steuern und Papierkram rund um Automaten umfassender klärt, findet unsere Übersicht zu Steuern und Recht bei Verkaufsautomaten.

So starten Sie mit Kaffee für Mitarbeiter

Wenn Sie über Kaffee für Mitarbeiter nachdenken, beginnen Sie mit einer einfachen Frage: wie viele Tassen pro Tag trinken Sie wirklich? Davon hängt ab, welche Maschine weder unterdimensioniert noch unnötig überteuert ist. Wir können Ihnen ein konkretes Modell empfehlen und den Preis pro Tasse für Ihr Team durchrechnen, ob Sie den Vollautomaten kaufen oder ihn als Miete mit Service haben (ein Modell, das wir auch im Vergleich mit ASO Vending beschreiben). Schreiben Sie uns, wir bereiten Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot vor.